Sont concernés tous les prestataires de formation, personnes physiques ou morales, qui forment des salariés, demandeurs d'emploi ou travailleurs indépendants dans le cadre de leur activité professionnelle (y compris pour la réalisation de bilans de compétences ou de validation des acquis de l'expérience).

La déclaration d'activité doit être déposée dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou premier contrat de formation par le prestataire.

Une fois obtenu, le n° d'enregistrement de la déclaration d'activité doit figurer sur les conventions et, en l'absence de conventions, sur les bons de commandes, factures ou contrats de formation professionnelle.

Ne sont pas concernés par l'obligation de déclaration :

• un prestataire de formation proposée à des particuliers dans leurs activités de loisirs ;
• une entreprise qui réalise pour son personnel des formations professionnelles internes par ses propres moyens.

La déclaration doit être accompagnée des pièces suivantes :

• justificatif d'attribution du numéro Siren ;
• bulletin n°3 du casier judiciaire, du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les personnes physiques ;
• copie de la première convention de formation professionnelle (ou, à défaut, du bon de commande ou de la facture établis pour la réalisation de la prestation de formation) ou du premier contrat de formation professionnelle ;
• justificatif d'inscription sur la liste arrêtée par l'organisme collecteur paritaire agréé (OPCA), dans le cas où l'organisme présente à l'appui de la déclaration une convention de bilan de compétences pour un salarié ;
• copie du programme de la formation, de la liste des intervenants avec la mention de leurs titres et qualités, du lien entre ces titres et qualités et la prestation réalisée, et du lien contractuel avec l'organisme.

L'enregistrement de la déclaration d'activité peut être refusé, ou annulé après contrôle, dans les cas suivants :

• les prestations prévues ou réalisées ne correspondent pas à des actions de formation professionnelle ;
• l'une des dispositions relatives à la réalisation des actions de formation (exigence d'un programme, remise d'une attestation de fin de formation, mentions devant figurer dans les conventions de formation et les contrats de formation, etc.) n'est pas respectée ;
• l'une des pièces justificatives manque ;
• la personne morale ou physique qui effectue la déclaration a été condamnée à une interdiction d'exercer une prestation de formation professionnelle continue pendant 5 ans pour certains crimes et délits liés à de mouvements sectaires entre autres (par exemple, exercice illégal de la médecine et de la pharmacie, abus frauduleux de l'état d'ignorance ou de la situation de faiblesse, etc.).

Le préfet doit motiver les raisons du refus d'enregistrement et indiquer les procédures de recours.

Le contrôle porte sur les prestations de formation correspondant aux recettes figurant dans le dernier bilan pédagogique et financier et aux recettes perçues entre la date de la fin de ce bilan et la date du contrôle.

Lorsque le prestataire vient de déclarer son activité (et n'est donc pas tenu de dresser le bilan pédagogique et financier), l'examen porte sur les prestations réalisées.

Après la déclaration de création, le prestataire de formation doit établir un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant son activité de l'année précédente avant le 30 avril de chaque année.

L'organisme de formation doit transmettre son BPF :

• en ligne sur le portail Mes démarches emploi et formation professionnelle
• ou par courrier en envoyant le formulaire Cerfa n°10443 au service régional de contrôle (SRC).

Ce bilan est obligatoire pour tous les prestataires de formation, quel que soit leur statut juridique, que l'activité soit exercée à titre principal ou accessoire, à titre individuel ou non.

La déclaration d'activité n'est plus valable si le BPF ne fait apparaître aucune activité de formation ou s'il n'a pas été envoyé.