Toute entreprise privée quel que soit son effectif doit déclarer tous les mois le nombre de travailleurs handicapés qu'elle emploie.

L'obligation de déclaration des salariés handicapés concerne toutes les entreprises qui emploient au minimum 1 personne, quelque soit la nature de son contrat (CDD, CDI, stagiaire, contrat d'apprentissage...).

Salariés pris en compte dans les effectifs

• Salariés titulaires d'un CDI à temps plein au 31 décembre
• Travailleurs à domicile au 31 décembre
• Salariés titulaires d'un CDD à temps plein ou d'un contrat de travail intermittent, et les salariés temporaires (intérimaires) calculés en proportion de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents, même s'ils ont quitté l'établissement au 31 décembre

• Salariés à temps partiel en CDI ou en CDD, pris en compte en proportion de leur durée du travail
• Salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure (sous-traitants), présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice depuis au moins 1 an

Salariés exclus des effectifs

• Tous les salariés en CDD, les intérimaires, les salariés mis à disposition par une société de sous-traitance, qui remplacent un salarié absent, en congé de maternité, en congé d'adoption ou en congé parental
• Salariés en contrat d'apprentissage
• Salariés en contrat de professionnalisation
• Dans une entreprise de travail temporaire : intérimaires
• Salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure (sous-traitants), présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice depuis moins d'1 an

Entreprise qui a plusieurs établissements

Si une entreprise possède plusieurs établissements, une seule déclaration doit être faite pour l'ensemble des établissements. 

L'obligation d'emploi s'applique à la somme des effectifs de tous les établissements faisant partie de l'entreprise. Ce comptage est en vigueur à partir de la déclaration à faire en 2021 sur les effectifs employés en 2020.

Une tolérance est prévue jusqu'en 2024 pour faciliter la transition vers cette nouvelle façon de comptabiliser les effectifs.

Chaque entreprise, quel que soit son effectif, doit déclarer tous les mois le nombre de travailleurs handicapés qu'elle emploie. 

Cette déclaration se fait par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN).

Elle doit être envoyée en ligne, soit sur le site net-entreprises.fr , soit sur le site de la MSA pour les entreprises et exploitants agricoles :

Les pièces justificatives sont conservées pendant 5 ans pour contrôle éventuel de la Direccte ou de l'Agefiph.

Les entreprises qui ne respectent pas la date limite de déclaration risquent des pénalités pouvant atteindre 15 375 €, majoré de 25 % par salarié manquant.

La déclaration doit décrire le nombre et le statut de chaque travailleur handicapé recruté, quel que soit son contrat de travail.

Cela comprend les salariés handicapés en CDI, en CDD, les intérimaires, les stagiaires, les saisonniers, les apprentis.

Chaque salarié handicapé est comptabilisé proportionnellement à son temps de travail.

Les informations à renseigner sont les suivantes :

• Effectif annuel de l'entreprise
• Nombre de travailleurs handicapées employés dans l'année
• Mise en place d'un accord collectif pour l'emploi de travailleurs handicapés conclu et agréé par la Direccte

Une fois validé par la Direccte, l'accord collectif exonère l'entreprise de sa contribution Agefiph pendant toute la durée de validité de l'accord. Cette durée est de 6 ans maximum (3 ans renouvelables 1 fois).

L'entreprise doit mentionner les actions menées par les employeurs pour l'emploi des personnes handicapées (par exemple : identification des aménagements de postes de travail).

Principe

Si l'employeur ne respecte pas son obligation d'emploi, il doit verser une contribution annuelle à l'Agefiph pour le secteur privé.

Le paiement de la contribution annuelle se fait auprès de l'Urssaf ou de la Caisse générale de sécurité sociale.

Calcul de la contribution

La contribution Agefiph est calculée sur la base de cette déclaration et permet de vérifier si l'obligation d'emploi est remplie.

Elle est calculée en fonction du nombre de bénéficiaires que l'employeur aurait dû recruter et en fonction de la taille de l'entreprise.

Un module de calcul permet de calculer la contribution annuelle :

L'entreprise qui, pendant une période supérieure à 3 ans, n'a employé aucun bénéficiaire de l'obligation d'emploi est soumise à une contribution majorée de 15 375 €, quel que soit l'effectif de l'entreprise.

Délai de tolérance

Une entreprise concernée par l'obligation d'emploi pour la 1ère fois, mais qui compte plus de 20 salariés dès sa 1ère année d'existence ou dépasse 20 salariés pour la 1ère fois, ne paie pas la contribution pendant cette période de 3 ans.

Ce délai est prévu pour lui permettre de se mettre en conformité avec son obligation d'emploi.

Ce délai concerne les entreprises qui comptent un seul établissement. En revanche, une entreprise comptant plusieurs établissements et dont l'effectif total dépasse pour la 1ère fois les 20 salariés, a jusqu'en 2024 pour se mettre en conformité par rapport à l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés.

Recours

L'employeur peut utiliser un recours appelé "rescrit handicap" afin que l'Agefiph lui communique précisément sa situation concernant l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés.

L'employeur doit adresser sa demande par tout moyen à l'Agefiph en précisant les informations suivantes :

• Raison sociale de l'établissement et ses adresses (postales et électroniques)
• Numéro Siret
• Références législatives ou réglementaires qui justifient que la demande peut être examinée
• Présentation précise, complète et sincère de la situation

L'Agefiph dispose de 15 jours pour demander des pièces manquantes et de 2 mois pour répondre.