Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.

Les motifs de discrimination relatifs à l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.

Pôle emploi propose des outils d'aides au recrutement :

• Rédaction d'une offre d'emploi
• Publication d'une offre d'emploi en ligne
• Préparation et conduite des entretiens d'embauche

L'employeur n'a pas l'obligation d'informer Pôle emploi des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.

Formalité obligatoire

La DPAE doit obligatoirement être établie pour l'embauche de tout salarié, quelle que soit la nature et la durée du contrat de travail. Cette formalité est obligatoire sauf pour les petites entreprises (TPE-PME) ou les associations et fondations employeurs qui peuvent utiliser les dispositifs simplifiés.

Elle doit être transmise à l'Urssaf (ou à la MSA pour le régime agricole) dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

L'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.

La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.

Pour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs ont encore la possibilité de remplir une déclaration papier. Elle peut être envoyée par télécopie ou par courrierRAR.

L'Urssaf ou la MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

Sous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) ou les associations et fondations employeurs peuvent utiliser l'un des titres de paiement simplifiés. Ces titres incluent un volet de cotisations sociales, qui valent accomplissement de la DPAE :

• Titre emploi-service entreprise (Tese)
• Titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en CDD de moins de 3 mois
• Titre emploi forains (TEF)
• Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso)
• Chèque emploi associatif (CEA)

Le particulier employeur d'un salarié employé à domicile dans le cadre des services à la personne peut utiliser le chèque emploi service universel (Cesu).

Mentions obligatoires

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

• Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
• Code APE de l'entreprise
• Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
• Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la sécurité sociale
• Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
• Date et heure d'embauche prévisibles
• Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois

Autre déclaration préalable

En plus de la DPAE, l'employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :

• Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins
• Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique)

Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la première visite de celle-ci.

Document à remettre au salarié

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Sanctions en cas de non déclaration d'embauche

Si l'employeur n'effectue pas de DPAE, il s'expose à :

• La régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration (sanction civile)
• Une pénalité de 1 095 € par salarié concerné (sanction administrative)
• Des sanctions pénales, car l'absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié

En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :

• 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique,
• 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

L'employeur remet un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat et informe du statut collectif en vigueur dans l'entreprise : convention et/ou accords collectifs applicables.

il affiche le règlement intérieur dans les lieux où les entretiens d'embauche se déroulent,

il informe des dispositifs collectifs d'épargne salariale mis en place dans l'entreprise et remet au salarié un livret d'épargne salariale,

il informe le salarié de la mutuelle d'entreprise complémentaire santé obligatoire pour tous les salariés,

si un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise, l'employeur remet au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes,

il informe le salarié qu'il bénéficie tous les 2 ans d'un entretien professionnel,

il remet les éventuels équipements de protection et forme le salarié à leur utilisation,

il donne une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.

Des procédures particulières supplémentaires doivent être réalisées pour certaines catégories de salariés.

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).

L'employeur qui occupe 50 salariés ou plus est tenu d'informer l'administration des recrutements effectués par le moyen du relevé mensuel des mouvements du personnel.

Il s'agit d'un relevé des contrats conclus ou rompus au cours du mois précédent. Cette déclaration est considérée accomplie par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN).

L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco.

Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

Visite d'information et de prévention (VIP) obligatoire

L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention (VIP), qui a remplacé la visite médicale d'embauche.

La Vip est réalisée :

• soit par le médecin du travail (qui exerce dans un service de santé au travail), notamment si le salarié est reconnu travailleur handicapé, titulaire d'une pension d'invalidité ou travailleur de nuit,
• soit par un professionnel de santé du travail (par exemple, par un collaborateur médecin du travail, un interne en médecine du travail ou un infirmier) notamment pour les salariés ne présentant pas de risques particuliers. À l'issue de la Vip, le professionnel de santé peut, s'il l'estime nécessaire, orienter le travailleur vers le médecin du travail.

La Vip est réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste de travail.

Pour le travailleur de nuit et pour le salarié âgé de moins de 18 ans, la visite est réalisée préalablement à leur affectation . Le médecin du travail peut prescrire, s'il le juge utile, des examens spécialisés complémentaires, qui sont à la charge de l'employeur.

Dans tous les cas, la Vip permet :

• d'interroger le salarié sur son état de santé,
• de l'informer sur les risques liés à son poste de travail,
• de le sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en œuvre,
• et de l'informer de son droit de bénéficier, à tout moment, d'une visite à sa demande avec le médecin du travail.

Un dossier médical en santé au travail est ouvert.

À la fin de chaque Vip, le médecin du travail ou le professionnel de santé délivre une attestation de suivi au travail au salarié et à l'employeur.

Le médecin du travail n'a pas le droit de transmettre à l'employeur des informations médicales concernant le salarié.

Sanctions en l'absence de VIP

L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt :

• une amende de 1 500 €,
• une peine de prison de 4 mois et une amende de 3 750 € en cas de récidive.