Pour les centrales d'achat, les échanges d'informations doivent être effectués par un moyen de communication électronique depuis le 1er avril 2017. Les autres acheteur y ont recours depuis le 1er octobre 2018.

Pour l'acheteur

L'acheteur peut exiger l'utilisation des moyens de communication électroniques, sauf notamment pour

• les marchés négociés sans publicité ni mise en concurrence préalables
• et les marchés de services sociaux et de services spécifiques.

Les acheteurs qui ne demandent pas ou qui demandent d'autres moyens de communication qu'un moyen électronique devront indiquer les raisons de leur choix dans le rapport de présentation des procédures. Ce rapport est rédigé à la fin de la mise en concurrence et qui peut être transmis à la Commission européenne, ainsi qu'aux autorités chargées du contrôle des marchés publics.

L'acheteur est également tenu d'assurer la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau accessible de façon non discriminatoire.

Le système doit aussi garantir que l'acheteur ne prend connaissance de leurs contenus qu'à l'expiration du délai prévu pour leur présentation des offres.

Pour l'entreprise

Pour chaque étape de la procédure, si l'entreprise candidate a choisi la transmission électronique, elle doit utiliser ce procédé pour tous les documents qu'elle adresse à l'acheteur.

L'État, ses établissements publics, les collectivités territoriales, leurs établissements publics et leurs groupements ne peuvent pas refuser de recevoir les candidatures et les offres électroniques.

D'autre part, les offres de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d'une valeur égale ou supérieure à 90 000 € HT, doivent être transmises par voie électronique.

Les frais d'accès au réseau sont à la charge des entreprises candidates.

Même si le dossier de réponse au marché a été transmis par voie électronique, il est également possible d'en adresser un autre sur support papier ou sur un autre support physique électronique (copie de sauvegarde).

La signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite.

Il ne s'agit pas d'une signature manuscrite scannée et apposée sur un document, qui n'est pas considérée comme une signature originale.

Pour signer électroniquement son offre, le candidat doit disposer d'un certificat de signature électronique et de l'application logicielle correspondante. Cette dernière est souvent proposée par le profil d'acheteur.

Le certificat de signature électronique est nominatif. Son titulaire doit avoir la capacité d'engager la société ou disposer d'une délégation de pouvoir.

Les pièces qui doivent être signées électroniquement sont celles qui nécessiteraient une signature manuscrite si l'offre était transmise en format papier.

Il s'agit des documents indiqués par l'acheteur dans l'avis de marché ou les documents de la consultation.

La signature du dossier compressé ne vaut pas signature des pièces qu'il contient.

Les certificats de signature électronique, conformes au référentiel général de sécurité (RGS) en vigueur, sont commercialisés par des prestataires privés de certification électronique qualifiés .

Les certificats conformes au référentiel intersectoriel de sécurité PRIS V1 ne sont plus acceptés.

Le certificat de signature électronique a une durée de validité limitée (2 ou 3 ans en général). S'il est périmé, la signature n'est pas valable.

Le candidat qui remet une offre par voie électronique peut également transmettre par voie postale ou par dépôt à l'acheteur, en même temps, une copie de sauvegarde, sur papier ou sur support numérique (clé USB, CD par exemple). Elle doit comprendre les informations que l'original.

Le soumissionnaire peut faire parvenir une copie de sauvegarde dans les délais impartis pour la remise des candidatures ou des offres.

La copie de sauvegarde transmise à l'acheteur sur support papier ou sur support physique électronique doit être placée dans un pli comportant la mention « copie de sauvegarde ».

La copie de sauvegarde peut être ouverte par l'acheteur et se substituer à l'offre transmise électroniquement dans les cas suivants :

• L'acheteur détecte un virus dans l'offre déposée par voie électronique
• l'offre électronique est reçue incomplète ou hors délais
• L'offre transmise ne peut être ouverte par l'acheteur

Dans tous les cas, pour être ouverte, la copie de sauvegarde doit être arrivée dans le délai prévu dans l'avis de marché ou l'avis de marché ou les documents de la consultation.

Lorsque la copie de sauvegarde est ouverte, elle doit être conservée pendant :

• 5 ans pour les marchés publics de fournitures ou de services ;
• 10 ans pour les marchés publics de travaux, de maîtrise d'œuvre ou de contrôle technique ;

L'acheteur doit assurer la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique. De ce fait, l'utilisation du courriel pour transmettre une offre n'est pas possible en procédure formalisée, car seul le profil d'acheteurs répond aux conditions de confidentialité et de sécurité optimales imposées.

En revanche, dans le cadre d'une procédure adaptée, l'acheteur peut autoriser la transmission de l'offre par courriel, à condition qu'elle respecte les prescriptions de l'avis de marché ou des documents de la consultation. Dans ce cas, l'acheteur doit prévoir l'envoi d'un accusé de réception qui indique la date et l'heure de réception.